Derzeit besteht seitens der Unternehmen großes Interesse an grundsätzlichen Fragen zum Vergabewesen. Das zeigen uns der große Zulauf zu vergaberechtlichen Veranstaltungen, wie zum Beispiel zur letztwöchigen WKW-Veranstaltung „Öffentliche Ausschreibungen als Chance für Ihr Unternehmen“, sowie zahlreiche Fragen, die an unseren Support gestellt werden. Aus diesem Grund verstärken wir unser Angebot an Basiswissen und haben hier den groben Ablauf eines Vergabeverfahrens für Sie zusammengefasst.

Einleitung: Die Grundlagen des Vergaberechts

Das Vergaberecht ist ein spezialisiertes Rechtsgebiet, das die Vergabe öffentlicher Aufträge regelt. Ziel ist es, einen fairen und transparenten Wettbewerb zu gewährleisten, bei dem alle teilnehmenden Unternehmen gleiche Chancen haben. Dieses Recht schützt die Interessen der öffentlichen Hand und gewährleistet, dass Steuergelder effizient und effektiv genutzt werden. Dabei müssen Auftraggeberinnen und Auftraggeber die Prinzipien der Gleichbehandlung, Transparenz und Wirtschaftlichkeit strikt befolgen. Diese gesetzlichen Rahmenbedingungen sind essenziell, um Korruption zu vermeiden und einen echten Wettbewerb unter den Bieterinnen und Bietern zu fördern.

Schritte einer Verfahrensabwicklung im Vergaberecht

Die Abwicklung eines Vergabeverfahrens ist ein komplexer Prozess, der in mehrere Schlüsselphasen unterteilt ist:

1. Bedarfsanalyse: Präzise Festlegung seitens der ausschreibenden Stelle, was benötigt wird.
2. Verfahrenswahl: Auswahl des geeigneten Vergabeverfahrens basierend auf dem Bedarf.
3. Bekanntmachung: Öffentliche Ausschreibung zur Information aller potenziellen Bieterinnen und Bieter, z.B. über die elektronische Vergabeplattform ANKÖ eVergabe+.
4. Einreichung der Angebote: Einreichung der Vorschläge durch teilnehmende Unternehmen innerhalb der festgelegten Fristen, z.B. über die eAbgabe im ANKÖ Vergabeportal.
5. Bewertung und Zuschlag: Objektive Auswertung der Angebote und Vergabe des Auftrags.

Vorbereitungsphase: Grundstein für den Erfolg

Eine gründliche Vorbereitungsphase ist entscheidend für den Erfolg in jedem Vergabeverfahren:

• Marktanalyse: Ermittlung potenzieller Anbieterinnen und Anbieter und deren Leistungen.
• Leistungsbeschreibung: Detaillierte Beschreibung der benötigten Güter oder Dienstleistungen.
• Vergabeunterlagen vorbereiten: Erstellung und Prüfung aller notwendigen Dokumente für das Vergabeverfahren.

Ausschreibungsunterlagen: Das A und O des Vergabeverfahrens

Die Ausschreibungsunterlagen sind das Herzstück jedes Vergabeprozesses:

• Vertragskonditionen: Ausarbeitung der rechtlichen Bedingungen.
• Technische Spezifikationen: Detaillierte Beschreibung der technischen Anforderungen.
• Formale Anforderungen: Vorgaben zu Form und Inhalt der Angebote.
• Fristen und Termine: Zeitliche Vorgaben für die Einreichung der Angebote und den Vergabeprozess.

Eignungsnachweis: Wie Unternehmen ihre Qualifikation belegen

Unternehmen müssen ihre Eignung in mehreren Bereichen nachweisen:

• Befugnis: Nachweis der Befugnis zur Erbringung der entsprechenden Leistung.
• Technische Kapazitäten: Nachweis über die Verfügbarkeit geeigneter technischer Ressourcen.
• Referenzen: Vorlage von Referenzen für ähnlich gelagerte Projekte.
• Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit: Beleg der finanziellen Sicherheit durch entsprechende Dokumente.
• Zuverlässigkeit: Angaben zu z.B. geleisteten Abgaben und Vorlage der Strafregisterauszüge von leitenden Personen, z.B. Geschäftsführung und Prokura.
• ANKÖ – Liste geeigneter Unternehmen® (LgU): Österreichs größte Eignungsnachweisdatenbank zur einfachen Handhabung aller Eignungsnachweise durch automatisches Abgleichen mit öffentlichen Registern.

Ausschreibungen finden: Wege zum passenden Auftrag

Die Suche nach relevanten Ausschreibungen ist entscheidend für den Erfolg bei der Akquisition öffentlicher Aufträge:

• Nationale Vergabeportale: Zugang zu aktuellen Ausschreibungen über offizielle Plattformen der öffentlichen Hand.
• EU-weite Plattformen wie TED: Nutzung des europäischen Online-Portals für öffentliche Ausschreibungen.
• Branchenspezifische Portale: Spezialisierte Websites, die Ausschreibungen in spezifischen Branchen wie Bau, IT oder Gesundheitswesen listen.
• ANKÖ Vergabeportal: Alle öffentlichen Ausschreibungen aus Österreich sowie alle Oberschwellenverfahren aus der Europäischen Union.

Richtige Vorbereitung: Eine Checkliste

Für eine erfolgreiche Bewerbung sollten Unternehmen folgende Punkte beachten:

• Ausschreibungsunterlagen genau prüfen: Sicherstellung, dass alle Anforderungen verstanden und erfüllt werden.
• Angebotskalkulation realistisch gestalten: Genaue Berechnung des Angebots unter Einbezug aller Kosten.
• Dokumente sorgfältig zusammenstellen: Vollständigkeit und Korrektheit aller erforderlichen Unterlagen.
• Angebote fristgerecht einreichen: Gültiges Angebot nur bei Einhaltung der vorgegebenen Fristen.

Fazit

Das Verständnis des Vergaberechts und eine sorgfältige Vorbereitung sind essenziell für den Erfolg bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen. Durch die Beachtung der beschriebenen Prozesse und Anforderungen können Unternehmen ihre Erfolgsaussichten signifikant verbessern und effektiv am Wettbewerb teilnehmen.